La diferencia entre lo urgente y lo importante

La diferencia entre lo urgente y lo importante

La diferencia entre lo urgente y lo importante.  Distinguir si una tarea es urgente e importante es esencial para mejorar nuestra eficacia de resultados. Solemos cometer el error de pensar que no podemos realizar algo porque no  tenemos tiempo, pero en muchos casos la realidad es que no administramos bien nuestro tiempo al realizar lo que consideramos importante, porque no tenemos claro que es másimportante o más urgente.

Es habitual que gestionemos tareas urgentes como si fueran importantes, y cuando se produce una interrupción de la tarea iniciada la consideramos como una urgencia. Esto lleva como consecuencia a que realicemos la tarea según aparecen, en lugar de realizar las prioritarias.

Consciente de la necesidad de un método que ayude a gestionar el tiempo y la toma de decisiones el profesor y conferenciante Stephen Covey, y autor del best seller “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas” describe en su libro una técnica muy interesante para que podamos “establecer primero lo primero” con la que poder trabajar con la importancia y la urgencia en la práctica diaria. Pero lo curioso es que esta técnica la “creo” a Dwight D. Eisenhower expresidente de los Estados Unidos y comandante jefe de las tropa aliadas en la segunda guerra mundial, quien preguntado por su increíble capacidad de gestión de recursos, respondió dibujando un cuadrante, conocido hoy como caja o matriz de Eisenhower muy útil para tomar decisiones rápida de las tareas pendientes. Eisenhower decía que si no es urgente ni importante una tarea simplemente no las hacia.

Lo que es importante pocas veces es urgente, y lo que es urgente, pocas veces es importante. La caja de Eisenhower como se puede observar en el gráfico está dividida en cuadro partes o

posibilidades:

1: Las cosas importantes y urgentes. Hay que realizarlas inmediatamente.

2. Cuando algo es importante, pero no urgente debemos planificarla y ocuparnos de ella sin falta

pero sin agobios, pero sin ser relegadas por otras actividades.

3. Las tareas urgentes pero no importantes, debemos de delegar o buscar alguna persona que

se ocupe de estas tareas.

4. Cuando una tarea no es urgente ni importante, sencillamente no hay que realizarlas e incluso

podemos eliminarlas de nuestra agenda.

¿Cómo podemos determinar si una tarea es urgente o importante?

1. Para determinar la urgencia de una tarea podemos preguntarnos ¿qué puede ocurrir si no la

hago ahora? Si la respuesta es “nada” probablemente no será urgente.

2. Para determinar la importancia, tenemos que pensar en las consecuencias que pueden

derivarse, y preguntarnos: ¿Me ayudará esta tarea alcanzar mis metas u objetivos? Si la

respuesta es “no”, probablemente no es importante.

Es importante que recordemos que la urgencia es una condición muy vinculada al tiempo, y que

cuando menos tiempo dispongamos o mayor número de interrupciones tenga iniciada la tarea se

incrementará la urgencia. Mientras que la importancia está vinculada a las consecuencias, a

mayor posibilidad de fracasar mayor importancia.